Grounders in Paris 2: INFOS

Bonjour les Grounders !

Merci de bien lire les informations ci-dessous avant de vous rendre à Grounders in Paris 2.

Vous trouverez sur ce lien toutes les infos à propos du lieu.
 

REMISE DES BADGES :
- Vous pourrez venir récupérer votre badge et votre pochette extras dans le hall de l’espace événement le samedi de 8h00 à 10h et le dimanche de 9h à 10h.

- Les pass Dimanche ne pourront récupérer leur badge que le dimanche, sauf pour ceux en possession de l’extra Wolfies Party, qui pourront récupérer leur badge à partir de 21h dans l'espace accueil. Il faudra vous présenter le dimanche matin afin de récupérer vos extras.

- Pour les personnes retardataires ne pouvant pas arriver avant 10h, vous pourrez récupérer votre badge et pochette à notre boutique toute la journée.
 

RAPPELS :
- Pour récupérer votre badge et l'enveloppe contenant les extras achetés ou inclus, il vous faudra présenter vos factures d’achats (sur téléphone ou imprimées - disponibles sur votre compte membre) et une pièce d'identité.

- Si vous avez acheté plus de 3 extras, nous vous suggérons vivement de noter sur une feuille ou votre téléphone tous les n° de commandes et extras correspondants (dont le jour) afin d'éviter tout problème lors de la remise de badge. Si ce n'est pas fait et que votre enveloppe contient une erreur, nous vous demanderons de prendre le temps de le faire et de revenir lorsque c'est fait afin d'éviter l'attente aux stands de remise de badges.

- Les participants mineurs, n'oubliez pas d'amener la décharge parentale remplie et signée.

- Pour récupérer le badge et l'enveloppe d'un proche, il faudra présenter une photocopie de sa pièce d'identité, une autorisation écrite de sa part et ses factures d’achats (et décharge parentale si le participant est mineur).

ATTENTION : Vérifiez bien vos tickets extras au moment de la remise de votre badge, car après vérification et signature, aucun échange ou ajout ne pourra être fait.

- Une fois muni de vos extras, nous vous conseillons vivement de noter votre numéro de badge ou nom/prénom au dos de chacun de vos tickets. En cas de perte/vol, nous pourrons ainsi procéder à des vérifications, mais cela ne peut fonctionner que si vous le notez.

- Seules les personnes ayant un pass pour l’événement pourront accéder à la remise de badges, aux espaces stands, ainsi qu'à l'événement. Tous les accompagnants (parents, amis...) devront rester à l'extérieur de la partie dédiée à l'événement (l'hôtel possède un bar).

PLACEMENT :
- Une fois que vous aurez récupéré votre badge, bracelet et enveloppe contenant vos extras, il faudra vous diriger vers la salle principale. Un membre de notre équipe vous accompagnera afin de vous placer dans votre zone.

- Le placement est libre dans chaque zone de pass, vous devrez cependant garder votre place tout au long de la journée. Nous comptons sur votre bonne foi pour ne pas prendre la place d'un autre participant dans le courant de la journée.

- Les places dans la salle de conférence seront indiquées par zone correspondant à votre pass ou si vous avez upgrader votre zone. Il ne sera pas possible de vous placer dans une zone supérieure à votre pass.

- Des contrôles auront lieu plusieurs fois afin de contrôler le bon placement dans chaque zone.

SESSIONS EXTRAS :
-Les appels aux extras auront lieu sur l'écran de la salle de conférence et sur le compte Twitter/X @The100_con  ainsi qu'à l'oral par notre équipe. Le compte Twitter/X est accessible sans compte mais si vous en avez un, on vous suggère d'activer les notifications.

- Nous vous rappelons que nous ne sommes pas responsables si vous manquez une session extra. Soyez bien attentifs et vérifiez bien les appels extras en cours pour ne pas manquer une session. Ne vous fiez pas seulement au planning qui peut changer pour différentes raisons au cours de la journée.

- Afin que les espaces des salles extras ne soient pas surchargés, il est interdit d'aller dans la partie extras si vous n'avez pas l'extra qui se déroule à ce moment et si votre catégorie de pass n'a pas été appelée. Plusieurs membres de l’équipe effectueront une vérification lors de chaque appel afin de vérifier que seuls les pass et rangs appelés aient accès aux salles d’extras.

- Merci de vous rendre à la session extra lorsque votre catégorie de pass est appelée et de ne pas attendre l’un de vos amis ou les sessions plus tardives. Les sessions sont prévues ainsi pour vous laisser le temps de profiter sinon cela risque de nous obliger à accélérer la cadence afin de respecter le planning.

- Une fois que votre extra est fait, il faudra directement rejoindre la salle de conférence / espace exposants (sauf indication du staff pour aller à une autre session en cours). Les amis/parents qui n'ont pas d'extras ne pourront pas vous accompagner lors des différentes sessions d'extras afin de ne pas surcharger l’espace.

- Si vous ne vous trouvez pas dans la salle de conférence lors de l'appel aux extras et que vous manquez votre extra, il ne sera pas possible de le faire plus tard ou de vous faire rembourser. Veuillez noter que les sessions extras peuvent être retardées ou avancées, alors soyez bien attentifs aux appels et ne vous fiez pas juste au planning !

- Le temps de passage de chaque participant est limité aux séances photoshoots, autographes, selfies et vidéobooths afin que le planning de la journée puisse être respecté.

- Les cadeaux/fanbooks sont à remettre durant les sessions autographes uniquement.

- Si vous souhaitez échanger plus que quelques mots avec l'un des invités, nous vous suggérons le meeting ou les 1-1 moment où vous pourrez discuter, ou bien de lui écrire une lettre à lui remettre lors des sessions autographes (uniquement).

- Pensez à préparer votre pose avant votre arrivée pour vos photoshoots / selfies. Si l’image de la pose se trouve sur votre téléphone, la personne de notre équipe se chargera de la montrer à l’invité. En cas d'abus (enregistrements), les portables seront totalement interdits dans les salles d'extras.
- Notez que certaines poses peuvent être refusées, notamment les poses au sol ou les portés sur le dos suite à plusieurs incidents.
- Si aucune pose n’est choisie avant votre arrivée devant l’invité, vous aurez le choix entre une sélection. Si vous n’en choisissez pas une, le membre de notre équipe ou l'invité la choisira pour vous.

- Les extras Polaroid se dérouleront pendant chaque session selfies (début ou fin) dans la même salle.

- Si vous souhaitez passer à une session extra avec un autre participant qui a un autre pass que le votre, vous devrez passer avec la catégorie de pass inférieure à la votre.

- Si vous avez acheté un accès prioritaire vous pourrez passer aux sessions quand vous le souhaitez mais uniquement lors des appels de votre catégorie de pass sur présentation de votre carte.
- Les PMR sont PRIORITAIRES sur tout le monde dans les files d’attente, y compris si vous avez une carte prioritaire/pass VIP.

MEETING et 1-1 MOMENT :
- Si vous avez un/des extras au même moment que votre meeting ou 1-1, il est important de le signaler à un membre de notre équipe qui se chargera de s’assurer que vous n’en manquez pas durant le meeting.

APÉRITIF :
- Rendez-vous au point de rendez-vous "APÉRITIF POINT" (affiche)

EXTRAS :
- Nous précisons que les photos, les vidéos et enregistrements des invités lors des sessions extras sont strictement interdits (hors selfies pour les sessions selfies et 1-1 moment bien sûr). C'est autorisé uniquement dans la salle de conférence. Nous vous demandons de bien respecter cela et de ne pas essayer par tous les moyens de prendre des photos, de filmer ou d’enregistrer les invités, sous peine d'exclusion sans remboursement.

- Nous appliquerons une tolérance zéro. Il y aura peu ou pas d'avertissements avant exclusion. Cette règle est surtout pour le respect des invités que nous accueillons, qui ne peuvent pas être filmés à leur insu tout au long de la journée. Nous vous demandons donc, s'il vous plaît, de les respecter.

- Des photographes et partenaires seront présents pour capturer certains de vos moments.

CONFÉRENCES :
- Pensez aux questions que vous souhaitez poser aux invités lors des conférences. Merci d'éviter les questions trop personnelles ou déplacées, qui seront refusées.

GROUNDERS PARTY INFOS :
- La soirée aura lieu dans une salle attenante au hall de réception de l’hôtel (derrière le bar).
- Rendez-vous à partir de 20h50 devant l’entrée muni de votre pièce d’identité, badge autour du cou et ticket soirée.

- Un bar sera disponible pour vous proposer des boissons softs et avec alcool. Deux tickets boissons vous seront remis (avec ou sans alcool) - supplément 3€ le verre soft et 6€ avec alcool (vodka, rhum, whisky). Paiement en espèces ou CB.

- Les invités seront présents une heure minimum dans la soirée. Les photos / vidéos / enregistrements des invités sont strictement interdits sous peine d'exclusion.

- Les invités seront là pour s'amuser avec vous. Merci de garder une distance raisonnable avec eux afin qu'ils soient confortables pour rester discuter ou danser avec vous. N’oubliez pas que vous êtes nombreux à vouloir profiter des invités, merci de laisser un peu de place aux personnes plus timides.

- N’hésitez pas à prévenir un membre de l’équipe si certains participants prennent trop de temps avec un invité et que vous n’avez pas l’opportunité de l’approcher.

GÉNÉRAL :
- Pensez à toujours avoir votre badge autour du cou et votre bracelet (soirée comprise).

- Notre équipe sera là pour répondre à vos questions tout au long du week-end.

- Des extras seront en vente (en quantités limitées, selon les stocks restants) sur place à notre boutique. Les paiements par carte bancaire et en espèces seront acceptés. Des photos pour vos supports autographes seront disponibles (infos), ainsi que quelques goodies.

- Merci de respecter les membres de notre équipe qui sont bénévoles et qui donnent leur maximum tout le week-end, nous ne tolérerons aucun manque de respect à leur égard.

- Merci de ne pas voler, que ce soit des éléments de décoration, accessoires, affaires d’autres personnes, l’hôtel est équipé de caméras de surveillance alors en cas de vol, en plus d’un renvoi de l’événement, nous ferons les démarches nécessaires pour l’infraction.

STANDS EXPOSANTS, JEUX, INTERVENANTS :
Nous vous avons prévu de nombreuses activités et animations pendant les deux jours.

- La Tombola, un tirage/jour. De nombreux lots seront à gagner !
Tirage au sort vers midi (si vous avez l’extra APÉRITIF, laissez vos tickets tombola à un autre participant pour être sûr de ne pas manquer un lot si vous le gagnez, et si certaines sessions extras ont du retard les numéros gagnants seront postés sur Twitter/x, à récupérer avant la prochaine conférence).

- Des accessoires seront disponibles (ballons, lunettes, colliers à fleurs...) pour ajouter du fun à vos photoshoots, selfies et videobooths ! Il est strictement interdit de repartir avec un des accessoires proposés, les vols ne seront pas tolérés.

- Vous pourrez également retrouver plusieurs stands exposants et intervenants.
Retrouvez la liste complète sur notre site : PARTENAIRES Goodies, bijoux, vêtements, dessins, manucure, maquillage, et même tirage de tarot, il y en aura pour tous les goûts !
La plupart acceptent les paiements CB mais on vous conseille de prévoir des espèces.

- Des jeux seront proposés par certains de nos exposants pour tenter de gagner des lots.

- Vous pourrez tester vos connaissances sur la série et passer des moments funs sur scène avec des jeux préparés par Kelly, notre Heda des animations !

- Le Club des Archers de Beauchamp sera présent les deux jours à l’extérieur (en face de la terrasse de l’hôtel), ils vous feront (re)découvrir le tir à l’arc !

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Si vous avez acheté un pass pour un autre participant, merci de lui transmettre cet email.

Note importante : Afin de nous concentrer sur la préparation finale, nous ne répondons plus aux messages dont la réponse figure dans cet email ou sur la FAQ du site

Pour vos questions, n’hésitez pas à échanger entre vous sur le groupe dédié à l’événement : https://www.facebook.com/groups/groundersreunion
Un groupe de discussion messenger est disponible, vous pouvez poster dans le groupe votre demande pour le rejoindre.

Nous avons vraiment hâte de vous retrouver, nous espérons que vous passerez un week-end inoubliable en compagnie de nos 8 invités et de notre incroyable équipe, ainsi que nos partenaires, à très vite les Grounders !!